Storyn om PA Bud AB

En historia för att relatera till grunderna i bokföring
Vi presenterar grunderna för redovisning genom en historia om en person som startar ett nytt företag. Personen är Joe Perez, en kunnig man som ser behovet av en paketleveransservice i hans samhälle. Joe har forskat på sin idé och har utarbetat en affärsplan som dokumenterar lönsamheten för sin nya verksamhet.
Joe har också träffat en advokat för att diskutera vilken verksamhet han ska använda. Med tanke på hans specifika situation kom de fram till att ett företag skulle vara bäst. Joe beslutar att namnet på hans firma kommer att vara Direct Delivery, Inc. Advokaten rådgör också Joe om de olika tillstånden mm som behövs för det nya bolaget.
Joe är en hårt arbetande och en smart man men erkänner att han inte är bekväm med redovisningssaker. Han förutsätter att han kommer att använda viss bokföringsprogram men vill träffa en professionell revisor innan han gör sitt val. Han ber banken att rekommendera en professionell revisor som också är duktig på att förklara redovisning till någon utan bokföringsbakgrund. Joe vill förstå bokslutet och vill behålla sin nya verksamhet. Hans bankir rekommenderar Marilyn, en revisor som har hjälpt många av bankens småföretagskunder.
Vid sitt första möte med Marilyn frågar Joe henne om en överblick över bokföring, bokslut och behovet av bokföringsprogram. Baserat på Joes affärsplan ser Marilyn att det sannolikt kommer att bli tusentals transaktioner varje år. Hon konstaterar att bokföringsprogrammet möjliggör elektronisk registrering, lagring och hämtning av de många transaktionerna. Bokföringsprogrammet tillåter Joe att skapa de finansiella rapporterna och andra rapporter som han behöver för att driva sin verksamhet.
Joe verkar förbryllad av begreppet transaktion, så Marilyn ger honom fem exempel på transaktioner som Direct Delivery, Inc. kommer att behöva spela in:
1. Joe kommer utan tvekan att starta sin verksamhet genom att lägga några av sina egna personliga pengar in i det. I själva verket köper han aktier i Direct Delivery s stamaktie.
2. Direktleverans kommer att behöva köpa ett robust, pålitligt leveransfordon.
3. Verksamheten börjar börja tjäna avgifter och faktureringskunder för att leverera sina paket.
4. Verksamheten kommer att samla de avgifter som intjänades.
5. Verksamheten kommer att medföra kostnader för driften av verksamheten, till exempel en lön för Joe, kostnader i samband med leveransfordonet, reklam etc.
Med tusentals sådana transaktioner under ett visst år är Joe smart att börja använda bokföringsprogram från början. Redovisningsprogramvaran kommer att generera försäljningsfakturor och redovisningsposter samtidigt, förbereda uttalanden för kunder utan ytterligare arbete, skriva kontroller, uppdatera automatiskt bokföringsuppgifter etc.
Genom att bli van att komma in i hela dagens affärstransaktioner i sin dator, kommer Joe att belönas med snabb och enkel tillgång till den specifika informationen han behöver för att göra bra affärsbeslut. Marilyn berättar för Joe att bokföringens ”transaktionsmetod” är användbar, tillförlitlig och informativ. Hon har arbetat med andra småföretagare som tycker att det är tillräckligt att helt enkelt ”veta” att deras företag gjort $ 30 000 under året (baserat endast på att det äger 30 000 dollar mer än det den 1 januari). Det är de som börjar på fel fot och hamnar på Marilyns kontor och söker ekonomisk rådgivning.
Om Joe går in i alla Direct Delivery-transaktioner i sin dator kommer god redovisningssoftware att tillåta Joe att skriva ut sina bokslut med ett klick av en knapp. I del 2 till 7 kommer Marilyn att förklara innehållet och syftet med de tre huvudredovisningen: